Pour obtenir de la formation générale ou personnalisée, s.v.p., contactez le Centre de vidéoconférence au 1 866 544-2044 ou par courriel à videoconference@cforp.ca ou en créant un billet par l'entremise Zendesk

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* Des frais d’interurbain peuvent s’appliquer.

Le besoin de diffuser une conférence au grand public par l’entremise de YouTube est maintenant disponible en utilisant les services offerts par le Centre de vidéoconférence.

Aperçu technique

Un lien a été créé entre les ponts de vidéoconférence RMX de la compagnie Polycom et le réseau Internet.

Ce lien permet de transmettre la vidéo et la voix en un sens vers YouTube. Les participants peuvent se brancher à la rencontre en choisissant le lien qui a été partagé avec eux ou de choisir le lien identifié sur une page web.

En plus de transmettre la conférence, elle peut être enregistrée. Le lien vous est transféré après la rencontre.

Procédure pour se prévaloir du service

Une rencontre doit être enregistrée auprès du Centre de vidéoconférence en utilisant soit le logiciel de réservation à l’adresse http://www.cforp.ca/videoconference/reservez/ ou le formulaire de réservation en ligne disponible à la même adresse.

En plus d’indiquer les sites de vidéoconférence, il suffit d’écrire dans les commentaires que vous désirez diffuser votre conférence à YouTube.

Dès que votre demande de conférence est approuvée, le lien YouTube vous est transmis dans le courriel de la confirmation.

Il est à noter que plusieurs dates peuvent être réservées en même temps.

Fonctionnement pendant la rencontre

Il est important de se rappeler que durant la rencontre si vous désirez retourner à huis clos, vous devez communiquer avec le Centre pour que la transmission à YouTube soit bloquée pour le temps du huis clos.

Vous pouvez communiquer avec nous en signalant le 1-866-544-2044 ou par courriel à l’adresse videoconference@cforp.ca.

Démarrage

Collaborez en ligne à partir de votre compte Gmail ou Google Drive.

L’application Google Hangouts est idéale pour :

  • un tête-à-tête ou une séance en petit groupe;
  • prendre part à des conversations depuis votre ordinateur, votre téléphone intelligent ou votre tablette;
  • passer instantanément d’une conversation Gmail à un appel vidéo.

L’application comprend :

  • une zone de clavardage;
  • Google Air qui permet de publier la séance de vidéoconférence en direct sur YouTube.
Pour obtenir de la formation générale ou personnalisée, s.v.p., contactez le Centre de vidéoconférence au 1 866 544-2044 ou par courriel à videoconference@cforp.ca ou en créant un billet par l'entremise Zendesk.

Pour de plus amples informations, consultez le guide d’utilisation en ligne de Google Hangouts.

Démarrage

Profitez de la messagerie instantanée, des appels audio et vidéo, des réunions en ligne et du partage, tout cela au même endroit.

L’application Skype Entreprise est idéal pour :

  • une séance regroupant jusqu’à 250 personnes;
  • planifier des réunions (à l’interne et à l’externe) au moyen d’Outlook;
  • visualiser le statut de connexion de vos contacts;
  • lier un téléphone à la vidéoconférence (réseau provincial).

Une section de présentation

  • Exprimez votre point de vue en direct, comme si vous y étiez. Que vous fassiez votre présentation en personne ou à distance, vous serez appuyé tout le long de celle-ci.
  • Plusieurs animateurs et animatrices peuvent gérer la séance en même temps.

Une section de collaboration

  • Annotez la présentation, transférez des documents et gérez des messages instantanés. Toutes les participantes et tous les participants peuvent prendre part aux échanges.
  • Créez des sous-groupes pendant les périodes de travail et revenez tous ensemble pour terminer la séance.
  • Lancez des conversations à partir de logiciels tels que Word ou PowerPoint.
Consultez l'article Configuration de Skype Entreprise Online sur le site Web de support de Microsoft.

Pour obtenir de la formation générale ou personnalisée, s.v.p., contactez le Centre de vidéoconférence au 1 866 544-2044 ou par courriel à videoconference@cforp.ca ou en créant un billet par l'entremise Zendesk.

Pour de plus amples informations, consultez le guide d’utilisation en ligne de Skype Entreprise.

Démarrage

Des licences d’Adobe Connect sont réservées pour vous par le ministère de l’Éducation de l’Ontario.

L’application Adobe Connect est idéale pour :

  • une séance regroupant un grand nombre de participantes et de participants;
  • la diffusion de webinaires;
  • la participation à un séminaire.

Une section de présentation

  • Exprimez votre point de vue en direct, comme si vous y étiez. Que vous fassiez votre présentation en personne ou à distance, vous serez appuyé tout le long de celle-ci. Plusieurs animateurs et animatrices peuvent gérer la séance en même temps.

Une section de collaboration

  • Annotez la présentation, transférez des documents et gérez des messages instantanés. Tous les participants et participantes peuvent réellement prendre part aux échanges.
  • Créez des sous-groupes pendant les périodes de travail et revenez tous ensemble terminer la session.
  • Fonctions avancées pour la convocation et les suivis.

Pour obtenir de la formation générale ou personnalisée, s.v.p., contactez le Centre de vidéoconférence au 1 866 544-2044 ou par courriel à videoconference@cforp.ca ou en créant un billet par l'entremise Zendesk.

Tutoriels

Pour une prise en main rapide du logiciel Adobe Connect, consultez les tutoriels ci-dessous :

Pour de plus amples informations, consultez le guide d’utilisation en ligne d’Adobe Connect.

Démarrage

Le réseau provincial de vidéoconférence, c’est :

  • un réseau qui relie les 12 conseils scolaires de langue française de l’Ontario, le Centre Jules-Léger, le ministère de l’Éducation de l’Ontario (section française), Le centre d'excellence SAP et le CFORP;
  • le service de vidéoconférence le plus stable et sécuritaire grâce à sa bande passante réservée;
  • de la vidéoconférence de haute qualité : son et image HD sans coupure ni délai;
  • des options de gestion et de collaboration à la fine pointe de la technologie;
  • de l’assistance immédiate, de la réservation à la fermeture de session.

 

Le réseau provincial est utilisé à tous les paliers :

  • membres de la direction,
  • personnel enseignant,
  • conseillères et conseillers pédagogiques,
  • personnel de soutien,
  • élèves.

 

Le Centre de vidéoconférence :

  • offre la possibilité de se brancher à des systèmes de conférence dans le monde entier;
  • est un service de téléphonie qui peut être joint à une vidéoconférence;
  • offre la possibilité de joindre des salles de conférence, des postes personnels RealPresence® Desktop, Skype Enterprise et des fureteurs dans la même rencontre;
  • offre des salles virtuelles pour les utilisations fréquentes;
  • est un service personnel et bilingue.

Le logiciel RealPresence® Desktop peut être installé de deux manières :

  • Installation entreprise : ce genre d'installation doit être enregistré avec le Centre de vidéoconférence. La création de votre compte inclus votre identificateur et mot de passe et une licence d’utilisation du logiciel.
  • Installation individuelle : lors de l'installation du logiciel, vous pouvez l'utiliser pour une période de 30 jours. Une licence doit être achetée après cette période d'essai pour continuer son utilisation.

Pour installer RealPresence® Desktop sur votre appareil, suivez les étapes suivantes :

  1. Téléchargez le logiciel RealPresence® Desktop pour Windows ou pour Mac OSX :
    Windows : http://support.polycom.com/PolycomService/support/us/support/eula/rpd/RPDagreement_v3_4_indiv_insta.html
    Mac OSX : http://support.polycom.com/PolycomService/support/us/support/eula/rpd/RPDagreement_v_3_4_sw_mac_indv.html


    Il faudra accepter les conditions de l’utilisation du logiciel avant que le téléchargement commence.

  2. Appuyez sur la touche « Enregistrer » du menu de téléchargement.
  3. Choisissez l’emplacement pour sauvegarder le téléchargement du logiciel. Vous pouvez l’emmagasiner sur le bureau ou dans un autre dossier. Appuyez sur la touche « Enregistrer » lorsque vous avez choisi l’emplacement du téléchargement.
  4. Lorsque le téléchargement est complété, choisissez « Exécuter » du menu de téléchargement. L’installation débutera.
  5. Choisissez la langue d’installation désirée du menu déroulant. Appuyez ensuite sur la touche « OK ».
  6. Appuyez sur la touche « Suivant ».
  7. Sélectionnez l’option « J’accepte les termes de ce contrat de licence ». Ensuite, appuyez sur la touche « Suivant ».
  8. Appuyez sur la touche « Suivant ».
  9. Appuyez sur la touche « Installer ».
  10. Cet écran apparaît si vous mettez à jour le logiciel. Vous pouvez garder vos anciens paramètres de configuration en appuyant sur le bouton « Oui ». Si vous désirez utiliser de nouveaux paramètres de configuration, choisissez « Non ».
  11. Lorsque l’installation est terminée, appuyez sur la touche « Terminer ». Le logiciel sera lancé.

Pour configurer le logiciel RealPresence® Desktop, suivez les étapes suivantes :

Trois choix se présentent à l'écran :
  • « Entreprise » : est le choix que vous devez faire pour bénéficier d’une licence fournie par le CFORP. Afin d’obtenir cette licence, vous devez faire demande auprès du Centre de vidéoconférence. Le Centre de vidéoconférence vous fournira un nom d’identificateur, un mot de passe et l’adresse du serveur.
  • « Particulier » : est utilisé lorsque que vous avez acheté votre propre licence d’utilisation du logiciel.
  • « Cloud » : est utilisé lorsque des fournisseurs, en partenariat avec la compagnie Polycom, offrent le service. Une entente avec une compagnie externe doit être négociée.
  1. Choisissez l’option « Entreprise » et appuyez sur la touche « Entrer ».
  2. Entrez votre adresse courriel dans le champ « E-mail » et appuyez sur la touche
    « Suivant ».
  3. Complétez les champs « Serveur », « Nom de l’utilisateur » et « Mot de passe » avec les informations fournies par le Centre de vidéoconférence. Pour d’éviter d’entrer à nouveau ces informations, cochez la case « Mémoriser le mot de passe ». Appuyez sur « Ouvrir session ».
  4. Deux choix se présentent :
    1. « Ajouter un Appel » : vous allez toujours utiliser cette option. Ce choix vous permet de participer à une vidéoconférence ou au clavardage.
    2. « Coupler salle » : cette option est utile seulement si votre ordinateur est sur le même réseau que la caméra de la salle. Pour des raisons de sécurité, peu de conseils scolaires permettent ce contact.
  5. Veuillez prendre note du nombre de 8 chiffres situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre du logiciel : ceci est votre alias. Votre alias est utilisé pour le signalement d’appels de vidéoconférence. Si votre alias est moins de 8 chiffres, SVP contacter le Centre de vidéoconférence : 1-866-544-2044  Un ajustement à votre compte devra être fait.

    Appuyer sur l’alias pour afficher l’écran de confirmation de l’enregistrement aux serveurs.
  6. Les crochets doivent tous être verts. Pour compléter la configuration et s’assurer que les branchements de vidéoconférence sont possibles, contactez le Centre de vidéoconférence pour faire des essais de branchements. Centre de vidéoconférence : 1-866-544-2044

Pour obtenir de la formation générale ou personnalisée, s.v.p., contactez le Centre de vidéoconférence au 1-866-544-2044 ou par courriel à videoconference@cforp.ca ou en créant un billet par l'entremise Zendesk.

Tutoriels

Pour vous joindre à une conférence, suivez les étapes suivantes, selon votre appareil :

RealPresence® (PC)

1. Composez l’alias du système ou le numéro de la salle virtuelle que vous désirez contacter. Appuyez sur la touche « Appeler ».
2. Appuyez la touche pour activer les tonalités pour composer le mot de passe.
3. Composez le mot de passe de la conférence, suivi par la touche « # ». Vous allez entrer en conférence.

RealPresence® (iOS)

1. Composez le numéro de la salle virtuelle. Ensuite, appuyez sur la touche « Call ».
2. Appuyez la touche pour activer les tonalités pour composer le mot de passe.
3. Composez le mot de passe de la conférence, suivi de la touche « # ». Vous allez entrer en conférence.

RealPresence® (Android)

1. Composez le numéro de la salle virtuelle. Ensuite, appuyez la touche « Appeler ».
2. Appuyez la touche pour activer les tonalités pour composer le mot de passe.
3. Composez le mot de passe de la conférence, suivi par la touche « # ». Vous allez entrer en conférence.


Pour répondre à un appel, appuyez sur la touche « Rép » pour répondre à un appel entrant. Appuyez sur la touche « Refuser » pour ignorer l’appel. À noter que ce message apparaît seulement si la case « Rép. Auto. Appels entrants » est coché dans l'onglet « Général » dans votre configuration.

Consultez les deux graphiques ci-dessous pour voir les fonctionnalités qui vous sont accessibles en tout temps lors d’une conférence.


1. Statistique de la qualité du branchement 5. Activer/désactiver le microphone
2. Afficher en pleine écran 6. Ajuster le volume
3. Activer/désactiver l’image local 7. Mettre fin à l’appel
4. Activer/désactivé la caméra 8. Menu d’option (voir la prochaine image)


1. Menu pour paramètres d’appel 4. Partage d’écran
2. Clavier numérique 5. Activer et désactiver ce menu
3. Clavardage  

Pour mettre fin à un appel, appuyez sur la touche « Raccrocher ».

RealPresence® (PC)
RealPresence® (iOS)
RealPresence® (Android)
Si vous souhaitez enregistrer votre session RealPresence® Desktop, faites-en la demande au personnel du service du Centre de vidéoconférence : 1 866 544-2044 ou par courriel à videoconference@cforp.ca ou en créant un billet par l'entremise Zendesk.
Dans le formulaire de réservation en ligne, indiquez le nombre de lignes téléphoniques désirées et cocher la case « Lignes audio ».  Il y a un maximum de 23 lignes disponibles. L’équipe du Centre de vidéoconférence vérifiera la disponibilité des lignes et confirmera par courriel l’approbation de la conférence.
  

Des branchements de sites externes aux conseils de langue française, au Ministère de l’éducation (section française) et au CESAP sont possibles. Ces branchements peuvent provenir de partout dans le monde entier.  Cependant, un test de compatibilité doit être fait au préalable pour assurer que la communication se fera pour la rencontre.

Si vous désirez ajouter un site externe à une rencontre, veuillez nous communiquer le nom et le numéro de téléphone d’un technicien de votre conseil scolaire pour certifier un test de branchement : 1 866 544-2044 ou par courriel à videoconference@cforp.ca ou en créant un billet par l'entremise Zendesk.

Pour se joindre à une rencontre, il suffit d’appeler un des cinq numéros suivants selon l’endroit où vous vous situez au moment de l’appel :

Localité

Numéro de téléphone

North Bay

705-482-0954

Ottawa/Hull

613-691-2576

Sudbury

705-585-2200

Toronto

647-943-2993

Windsor

226-783-0463

 

Le message d’entrée demande le numéro de cinq chiffres qui vous a été partagé par le propriétaire de la salle virtuelle.

Pour accéder aux fonctionnalités avancées de la rencontre, la ou le propriétaire peut entrer son code de sécurité pour devenir la présidente ou le président de la rencontre.

Tableau des codes de contrôle de réunion téléphonique pour tous les participants

Description

Code

Demande d’assistance

*0

Mettre ma ligne en sourdine

*6

Enlever la sourdine

#6

Augmente le volume d’envoi

*9

Diminue le volume d’envoi

#9

Augmente le volume de réception

*76

Diminue le volume de réception

#76

Entendre le menu d’aide

*83

Change à président de la rencontre

*78

 

Tableau des codes de contrôle de réunion pour le président de la rencontre

Description

Code

Demande d’assistance pour la réunion

00

Sécurise la conférence

*71

Ouverture de la conférence

#71

Tous les participants en sourdine, excepté moi

*5

Annule tous les participants en sourdine

#5

Active l’appel nominal (Roll call)
*Optionnel

*42

Désactive l’appel nominal (Roll Call)
*Optionnel

#42

Débute l’appel nominal (Roll Call) pour entendre les noms de participant *Optionnel

*43

Arrêt de l’appel nominal (Roll call) pour entendre les noms de participant *Optionnel

#43

Terminer la conférence

*87

Invite un participant
*À venir

*72

Débranche un participant invité
*À venir

#72

Commence ou continue l’enregistrement

*2

Arrêt de l’enregistrement

*3

Arrêt temporaire de l’enregistrement

*1

 

Problèmes de connexion

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous n’arrivez pas à vous connecter à la vidéoconférence :

  • le réseau local de votre école ou conseil scolaire ou le réseau provincial est problématique;
  • le serveur DNS de votre conseil ne fonctionne plus;
  • vous utilisez un réseau externe et l'adresse du RealPresence® Desktop est configurée avec une adresse IP d'accès à l'interne du réseau scolaire;
  • certains conseils scolaires n'ont pas implémenté le service DNS;
  • vous êtes trop éloigné du réseau WiFi.                                                     

Voici ce que vous pouvez faire pour remédier au problème :

  • vérifiez l'accès à Internet avec votre fureteur;
  • vérifiez le branchement du câble de réseau et/ou l'accès au WiFi;
  • désactivez le WiFi et utilisez un accès direct à Internet avec un câble de réseau;
  • si vous n’avez pas de service DNS en place, mais vous voulez vous brancher à domicile ou à l'externe, voici l'adresse du serveur d'approvisionnement : 209.105.210.18.

Si le problème persiste, veuillez contacter le Centre de vidéoconférence : 1 866 544-2044 ou par courriel à videoconference@cforp.ca ou en créant un billet par l'entremise Zendesk.

Des conflits peuvent survenir si une autre application utilise aussi la vidéo :

  1. quittez et fermez l’application qui utilise également les ressources du RealPresence® Desktop;
  2. redémarrez le logiciel RealPresence® Desktop :
    • dans le coin supérieur gauche, cliquez sur l’icône du Polycom RealPresence® Desktop. Dans le menu qui s’affiche à l’écran, sélectionnez « Sortir » et relancez l’application.

Si vous éprouvez de la difficulté à faire ou à répondre à un appel, vérifiez :

  • que l’adresse IP/Alias est correcte;

Si le problème persiste, veuillez contacter le Centre de vidéoconférence : 1 866 544-2044 ou par courriel à videoconference@cforp.ca ou en créant un billet par l'entremise Zendesk.

Problèmes de son

Si vous êtes incapable d’entendre le poste éloigné, vérifiez la configuration du périphérique de sortie audio et vérifiez le niveau de volume des haut-parleurs :

  1. Appuyez sur la touche pour accéder le menu de paramètres de configuration du logiciel.
  2. Dans le menu des paramètres, choisissez l’option « Périphérique audio ». Sélectionnez le périphérique désiré à partir du menu déroulant. Appuyer sur la touche « OK » lorsque terminé.

Si le poste éloigné ne peut pas vous entendre, vérifiez la configuration du périphérique d’entrée audio :

  1. Appuyez sur la touche pour accéder le menu de paramètres de configuration du logiciel.
  2. Dans le menu des paramètres, choisissez l’option « Périphérique audio ». Sélectionnez le périphérique voulu à partir du menu déroulant. Appuyez sur la touche « OK ».

Si l’audio coupe fréquemment, réduisez le débit de l’appel :

  1. Appuyez sur la touche pour accéder le menu de paramètres de configuration du logiciel.
  1. Dans le menu des paramètres, choisissez l’option « Débit d’appels ». Sélectionnez un débit d’appel qui est inférieur à celui déjà choisi. Appuyez sur la touche « OK ».

Si vous entendez l’écho durant un appel, essayez l’une des solutions suivantes :

  • éloignez le micro à au moins six pieds des haut-parleurs.
  • réduisez le volume des haut-parleurs;

Problèmes vidéo

Si votre caméra ne fonctionne pas, vérifiez si :

  • le port USB de la caméra est bien branché;
  • les pilots (drivers) de la caméra sont bien installés.

 Consultez la technicienne ou le technicien de votre école pour de plus amples informations.

Si votre caméra fonctionne bien, mais l’écran est noir ou bleu, il se peut que les pilots (drivers) de la caméra ne soient pas installés, qu’ils soient incompatibles ou que la caméra soit branchée dans un port USB inférieur.

Consultez la technicienne ou le technicien de votre école pour de plus amples informations.

Si la vidéo coupe fréquemment ou l’image est saccadée, réduisez le débit de l’appel :

  1. Appuyez sur la touche pour accéder le menu de paramètres de configuration du logiciel.
  1. Dans le menu des paramètres, choisissez l’option « Débit d’appels ». Sélectionnez un débit d’appel qui est inférieur à celui déjà choisi. Appuyer sur la touche « OK ». À noter : 512 kbps est la valeur minimale requise pour le partage de contenus.

Si la vidéo coupe toujours ou l’image est toujours saccadée, il se peut que la bande passante soit insuffisante :

  1. Assurez-vous de donner la priorité à la bande passante en fermant les applications qui utilisent, elles aussi, la bande passante partagée (téléchargements de l'Internet, diffusion de vidéos ou de musique, mises à jour, etc.)

Le WiFi peut aussi être la cause d’une vidéo coupée ou d’une image saccadée. Utilisez au lieu un câble de réseau branché directement de votre ordinateur au routeur.

Pour toutes questions, communiquez avec le Centre de vidéoconférence : 1 866 544-2044 
L’équipe pourra réduire le débit de l'appel pour vous.

Si la vidéo est inversée, les pilots (drivers) de la caméra sont généralement la cause. Un paramètre activé du logiciel de la caméra peut aussi en être la cause.

Si vous éprouvez toujours des difficultés, consultez la technicienne ou le technicien de votre école.

Si vous éprouvez de la difficulté à partager votre écran, il se peut que la bande passante soit insuffisante :

  1. Assurez-vous de donner la priorité à la bande passante en ferment les applications qui utilisent, elles aussi, la bande passante partagée (téléchargements de l'Internet, diffusion de vidéos ou de musique, mises à jour, etc.)
  2. Assurez-vous que votre vitesse de branchement est à 384KB ou plus.
  3. Il est recommandé d’effectuer une mise à jour (si disponible) du logiciel RealPresence® Desktop. Référez-vous à l'article « Comment installer RealPresence® Desktop sur mon appareil? » dans la section « Démarrage ».